Privacy

Op deze website (www.prokkel.nl) staat een aantal formulieren. Wie zo’n formulier invult zal daarmee een aantal persoonlijke gegevens aan ons verstrekken. Het betreft de volgende formulieren:

• Aanmeldformulier – Prokkelactiviteit
• Aanmeldformulier – Stagiairs (Prokkelstage)
• Aanmeldformulier – Bedrijven (Prokkelstage)
• Aanmeldformulier – Bijeenkomst
• Aanmeldformulier – Donateur
• Contactformulier
• Bestelformulier Prokkelwinkel

Welke gegevens verwerken wij?
Het verschilt per formulier, maar Stichting Prokkel verwerkt onderstaande (persoons)gegevens in een database:

• Voor- en achternaam
• Naam organisatie
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Provincie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Leeftijdscategorie
• Locatiegegevens

Waarom verwerken wij per formulier welke gegevens?  

• Aanmeldformulier – Prokkelactiviteit: De NAW-gegevens van de contactpersoon zijn nodig voor het kunnen versturen van promotiematerialen. E-mailadres en telefoonnummer verwerken wij om diegene te kunnen e-mailen of bellen, bijvoorbeeld als wij een vraag hebben over de Prokkelactiviteit of om meer informatie te sturen (bevestigingsmail). In principe worden deze gegevens niet meer bij de Prokkel gepubliceerd op onze website. Dit gebeurt incidenteel en alleen in overleg met de aanmelder. Bijvoorbeeld als het een genomineerde voor de Gouden Prokkel betreft. Locatiegegevens gebruiken we om zichtbaar te kunnen maken waar activiteiten plaatsvinden. Daardoor kunnen we activiteiten ook gericht onder de aandacht brengen bij lokale, regionale en landelijke pers.  
• Aanmeldformulier – Stagiairs (Prokkelstage): De NAW-gegevens van de stagiair worden gevraagd, maar het is niet verplicht om straat en huisnummer in te vullen. De postcode en plaats zijn nodig om zichtbaar te kunnen maken op de stagekaart waar de stagiair vandaan komt en in welke omgeving er dus een stage gezocht wordt. E-mailadres en telefoonnummer verwerken wij om de stagiair te kunnen e-mailen of bellen, bijvoorbeeld als wij een vraag hebben over de Prokkelstage of om meer informatie te sturen (bevestigingsmail). Deze gegevens worden niet gepubliceerd. Als men contact op wil nemen zal dat via info@prokkel.nl moeten gebeuren. De leeftijdscategorie wordt verwerkt zodat wij daar rekening mee kunnen houden als wij willen helpen met het zoeken van een stageplek. Gegevens van de begeleider worden gebruikt om eventueel contact op te kunnen nemen met de begeleider, maar zijn niet verplicht om in te vullen.  
• Aanmeldformulier – Bedrijven (Prokkelstage): De adresgegevens van de stageaanbieder worden gevraagd om zichtbaar te kunnen maken waar het stagebedrijf zich bevindt en in welke omgeving er dus een stagiair gezocht wordt. E-mailadres en telefoonnummer verwerken wij om de stageaanbieder te kunnen e-mailen of bellen, bijvoorbeeld als wij een vraag hebben over de Prokkelstage of om meer informatie te sturen (bevestigingsmail). Het e-mailadres wordt gepubliceerd, het telefoonnummer niet.  
• Aanmeldformulier – Bijeenkomst: Voor mensen die zich aanmelden voor een Meetup of netwerkbijeenkomst worden de NAW-gegevens verwerkt. De deelnemers netwerken met elkaar tijdens de bijeenkomst. Soms willen zij na afloop contact met elkaar opnemen en samenwerkingen aangaan in aanloop naar de Prokkelweek. De stichting kan dan verbindingsmails sturen met elkaars gegevens. De stichting vervult hier dus een stimulerende en verbindende functie. En bij netwerkbijeenkomsten wordt vaak ook de adressenlijst gedeeld. Tijdens de netwerkbijeenkomst vertellen we de deelnemers die op de adressenlijst staan dat ze de gegevens alleen voor de Prokkelweek mogen gebruiken en niet anderen mogen doorgeven en/of verkopen. De stichting publiceert op haar beurt geen gegevens op de website. Daarnaast worden de e-mailadressen en telefoonnummers verwerkt zodat medewerkers van Stichting Prokkel mensen kunnen e-mailen of bellen, bijvoorbeeld om in aanloop naar de Prokkelweek te vragen of er concrete Prokkel plannen zijn ontstaan na de netwerkbijeenkomst en of ze hun eventuele Prokkelactiviteit zouden willen aanmelden. 
• Aanmeldformulier – Donateur: Op dit formulier wordt om NAW-gegevens gevraagd, dit is vanwege het versturen van de factuur. E-mailadres en telefoonnummer verwerken wij om de donateur te kunnen e-mailen of bellen, in het geval er nog onduidelijkheden zijn.  
• Contactformulier: Op dit formulier wordt om een naam en e-mailadres gevraagd. Deze gegevens zijn nodig zodat wij een antwoord terug kunnen sturen. De gegevens worden verder niet verwerkt. 
• Bestelformulier Prokkelwinkel: De NAW-gegevens van de besteller zijn nodig voor het kunnen versturen van de bestellingen. E-mailadres en telefoonnummer verwerken wij om de besteller te kunnen e-mailen of bellen, bijvoorbeeld om contact te hebben over de precieze bestelling en betalingswijze.

Daarnaast kunnen we mensen in onze database – door te weten waar ze wonen of werken – gericht per mail uitnodigen voor een netwerkbijeenkomst in hun provincie.

Gegevensverwerking BeleidsProkkels
Voor BeleidsProkkels (bij ministeries, Eerste en Tweede Kamer, Nationale ombudsman, Penitentiaire Inrichtingen) geldt een aangepaste regeling inzake gegevensverwerking. Aanmelding hiervoor gebeurt niet via de website, maar de gegevens worden wel in onze database verwerkt. De ministeries etc. willen vooraf graag een aantal gegevens weten. Zij controleren dat op de dag zelf door deelnemers en begeleiders bij aankomst zich te laten legitimeren. Zo weten ze precies wie er allemaal aanwezig is in het gebouw, wat erg belangrijk is in geval van calamiteiten. Het is de bedoeling dat deelnemers/begeleiders hun gegevens aan ons doorgeven, waarna wij ze aan de ministeries etc. geven. Wij hebben met de betrokken partijen een verwerkersovereenkomst, wat inhoudt dat er een afspraak is dat zij de gegevens alleen voor deze dag mogen gebruiken. Het gaat om de volgende gegevens:

• Volledige naam (inclusief eventuele doopnamen)  
• Geboortedatum  
• Geboorteplaats  (Mobiele) telefoonnummer  
• Burgerservicenummer (bij Penitentiaire Inrichtingen)

Delen van gegevens met derden
Er worden geen gegevens aan derden verkocht en de stichting speelt in principe geen gegevens door aan derden. Incidenteel wordt een mailadres doorgegeven als iemand aangeeft om te willen samenwerken in het kader van de desbetreffende Prokkelactiviteit. In de regel ontvangen beide partijen dan een zogenaamde “verbindingsmail”.

Bewaren van gegevens
We bewaren de gegevens in onze database niet langer dan nodig is.

Inzage van gegevens
Gegevens in de database kunnen op aanvraag worden ingezien. De aanvraag kan worden ingediend via info@prokkel.nl. Men heeft daarbij het recht een verzoek te doen om gegevens aan te passen of te verwijderen.

Nog vragen?
Voor vragen kan er contact opgenomen worden met info@prokkel.nl.